Начин и постапка

Одобрение за користење архивски материјал дава директорот на Државниот архив на предлог на раководителот одговорен за давање информации и користење на архивски материјал.

Во согласност со глава II од Правилникот, користењето на архивскиот материјал во Државниот архив на Р Македонија се одвива на следниот начин и според следната процедура:

1. Потенцијалниот и заинтересиран корисник на архивски материјал поднесува писмено молбено барање – пријава до Државниот архив, во кое наведува податоци за корисникот, за целта и темата на истражувањето. Наведува и согласност на институцијата во чија програма се наоѓа темата, и друга стандардна процедура (член 7-11-12 од Правилникот).
2. Корисникот е должен да назначи во својот научен или стручен труд дека користел архивски материјал во Архивот, односно да ја цитира односната сигнатура за архивскиот фонд и архивската/те единица/и (документ/и) што ги користел.
3. Корисникот е должен еден примерок од својот публикуван труд за чија подготовка користел архивски материјал во Архивот, да ѝ отстапи на библиотеката на Архивот, без надомест.

За потребите на корисниците Државниот архив врши технички услуги: копирање, микрофилмување, скенирање и печатење на документи, со финансиски надомест за направените материјални трошоци. (чл. 113 и 114 од Правилникот).

Со Правилникот се пропишани определени лимити во бројот на документи што може да се дадат на користење. Тоа се: 5 архивски единици или 10 страници за подготовка на соопштение, реферат, предавање и сл.; 10 единици со 50 страници за научен труд (магистерски, докторски, проект и сл.). За потребите на државните органи и научните институции, за научни проекти, копирањето се приспособува според потребите и можностите на Архивот (чл. 15 од Правилникот).

На секоја издадена копија од архивски документ Архивот става свој печат. Корисникот може да добие копија без печат доколку потпише изјава дека таа ќе биде публикувана во неговиот научен труд. На корисникот што публикувал факсимил од документ користен во Архивот, за кој не добил дозвола за објавување од Архивот, му се одзема правото за понатамошно користење архивски материјал во Архивот (чл. 17 и 18).

Правилникот содржи одредби за работата на Читалницата на Архивот. Во Читалницата со корисниците работи овластен работник, кој ги запознава со содржината на овој Правилник, нивните права и условите за користење на архивскиот материјал.

Архивскиот материјал се нарачува од страна на корисникот со пополнување заемен лист за користење. Нарачувањето на архивски материјал може да се изврши непосредно во самиот Архив, по телефон, телефакс или по класична или електронска пошта, ако на корисникот му се познати сигнатурите на архивскиот материјал што сака да го користи (чл. 19-27).

Корисникот може дневно да користи до 10 архивски предмети, или 5 досиеја, односно фасцикли или 2 кутии со граѓа, или 1 микрофилм од определен архивски фонд. Ако корисникот бара да користи архивски материјал од повеќе архивски фондови, тогаш се пополнуваат повеќе заемни листови. Редоследот на користењето го определува корисникот заедно со овластениот работник во Читалницата, но во количество еднакво како и во став 1 од чл. 23 од Правилникот.

Примопредавањето на архивскиот материјал за користење меѓу корисникот и овластеното лице се врши со реверс. Во реверсот, покрај податоците за корисникот и за бараниот архивски материјал, се утврдува и денот и часот на издавањето и враќањето на материјалот (чл. 24. став 1).

По завршувањето со користење на архивскиот материјал, корисникот е должен да го врати во редослед и состојба каков што го примил. Овластениот работник во Читалницата врши детална проверка на користениот архивски материјал и на научноинформативните средства за материјалот. Таква проверка вршат и работници од Одделението – Депо (чл. 24).

Корисникот е должен со архивскиот материјал што му е даден на користење совесно и правилно да ракува и да го чува од секаков вид оштетување, за што постојат изречни забрани.

Корисникот не смее:

• да го менува редоследот по кој се наоѓаат документите;
• да го средува несредениот архивски материјал;
• да води белешки на самиот документ;
• документите да ги користи како подлога за пишување;
• да употребува материјал од кој можат да настанат оштетувања на документите;
• да ја попречува работата на другите корисници во Читалницата;
• да изнесува архивски материјал надвор од Читалницата,;
• да присвојува или отуѓува материјал;
• да разменува материјал со други корисници.
• Корисникот е должен да се придржува кон упатствата при користењето на технички средства (микрочитач, компјутер и сл.) (член 26 од Правилникот).

Доколку корисникот не се придржува кон одредбите на Правилникот, може да биде опоменат и да биде принуден да го отстрани направениот пропуст или привремено да биде отстранет од Читалницата (чл. 24).

Во делот VI Завршни одредби од Правилникот се пропишуваат мерките за привремена забрана во користењето или за натамошно користење на архивски материјал во Архивот, како и преземањето соодветни законски мерки. За ваквите мерки одлучува директорот на Архивот врз основа на образложен писмен предлог на раководителот одговорен за информациите и користењето на архивскиот материјал.